起業して会社経営が始まると、どうしても経費がかさみ「経費削減」という言葉が常に浮かんでくるものです。

特に、コピーやプリンター、またはFAX機能がついた『複合機』は、会社組織には欠かせないものですが、毎月のリース料やランニングコストは想像以上にかかります。

 

ですが、ここまでスマホやパソコンの需要がある現代で、本当に複合機は必要なのでしょうか?

 

そこで今回は、複合機(コピー機)にかかる経費を最低限に削減する方法について詳しく掲載していきますので是非ご覧ください。

複合機(コピー機)が会社組織に必要な理由

コピー機や複合機が会社に必要な理由

 

まず、コピーやFAX機能が付いた複合機が会社組織に必要な理由についてご説明していきます。

 

おそらく、世の中の会社組織のほぼ100%と言っても良いほど、社内に複合機(コピー機)が設置してあると思います。

私が経営者時代には、本社の経理部と営業部でそれぞれ1台ずつ、さらには営業所にも設置していましたので、多いときで5台程度の複合機を設置しているときがありました。

 

改めて考えてみると、

 

『そんなに複合機は必要だったのかな。。。(泣)』

 

と思ってしまいますが、基本的な複合機の使い道としては、

 

【コピー機能】:会議資料や営業資料のコピー等

【プリンター機能】:見積書、請求書、納品書等

【FAX機能】:資料の送受信

【スキャン機能】:ほぼ使わない(業種にもよる)

 

という4つの使い方が複合機1台で出来ますので、機能的には申し分ないほどに優秀です。

 

しかし、複合機の素晴らしさを体感出来たのはひと昔前の話であり、現代ではスマホやタブレットが主流の時代ですので、あまり複合機の素晴らしさを実感することはありません。

 

会議資料や営業資料は、手持ちのタブレットで済むことも多くなりましたし、メールでのやりとりが主流ですのでFAXをフル活用することもありません。

ただし、重要な打ち合わせの際などの見積書や、請求書・納品書は欠かせませんので、複合機なしで経営が出来るかと言えばそうでもありません。

 

確かに会社経営に複合機は必要なんですけど、やはり一番気になるのが複合機にかかるリース料金やランニングコストなどの経費です。

 

複合機(コピー機)にかかるリース料金やランニングコストの相場

複合機にかかる毎月の経費の相場

 

複合機にかかるリース料金やランニングコストの相場としては、導入する機種や契約内容、新品なのか中古なのかでも全然変わってきてしまいますが、最低でも3万円程度はかかってしまいます。

あくまで例ですが、課金制の複合機にかかる経費の参考例を2パターン挙げてみます。

 

【課金制の複合機にかかる経費の参考例】

課金制複合機ケース1ケース2
リース料金15,000円/月15,000円/月
保守料金3,000円/月3,000円/月
カウンター料金43,000円/月109,000円/月
合計61,000円/月127,000円/月

参照元:スリホ

※ケース1:モノクロ1,000枚、カラー2,000枚

※ケース2:モノクロ3,000枚、カラー5,000枚

 

上記以外にも、コピー用紙代や、契約によってはトナー代もかかってきますので、さらに毎月の経費はかさむばかりです。

ちなみに「保守料金」とは、複合機が故障した際にかかる修理代を無償にする、あるいは定価よりも安く済ませるためのメンテナンス料金のことです。

 

複合機(コピー機)にかかる経費を最低限に削減する3つの方法

複合機にかかる毎月の経費を削減する3つの方法

 

意外と毎月にかかる複合機の経費を見過ごしている経営者の方もいると思いますし、半ば諦めているかもしれませんが、ここからは複合機にかかる経費を削減する方法をご紹介していきますので是非参考にしてください。

 

複合機にかかる経費を最低限に削減する方法として、

 

  • 一括サイトを利用して、安く契約できる複合機を探す
  • リース契約ではなく、レンタル契約で複合機を探す
  • 複合機ではなくコピー機を購入して、FAXはPCやスマホで受信する

 

の3つの方法がありますので、それぞれ詳しくご説明していきます。

 

一括サイトを利用して、安く契約できる複合機を探す

まず最初に、複合機にかかる経費を削減する方法として、一括サイトを利用して安く契約できる複合機を探すことです。

 

最近は便利な時代になりましたね。

一括サイトで必要事項を入力して募集することで、理想の料金で複合機を探すことが出来ます。

私が経営者時代にも、こんな便利なものがあったら間違いなく利用していました。。。(笑)

 

いろいろ調べるのが面倒くさい、でも料金は安くしたいという方にはこちらの一括サイがおすすめです♪

複合機・コピー機の一括サイトはコチラ→コピー機 一括.jp

 

リース契約ではなく、レンタル契約で複合機を探す

次に、複合機にかかる経費を削減する方法として、リース契約ではなく、レンタル契約で複合機を探すことです。

 

複合機と言えば、現金で購入するか、もしくはリースで契約するかが主流でしたが、最近ではレンタル契約をすることも可能です。

中には、レンタル料金だけでインク代やトナー代が一切かからずに、コピー用紙代だけで済むプランもありますので、目で見て経費を削減することが分かります。

ちなみに最安値では、月額9,980円のプランもありますので、起業間もない方や従業員が限りなく少ない企業におすすめです♪

 

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複合機ではなくコピー機を購入して、FAXはPCやスマホで受信する

そして、複合機にかかる経費を削減する方法として、複合機ではなくコピー機を購入して、FAXはPCやスマホで受信することです。

 

複合機自体を購入、あるいはリース契約すると値段もそれなりにしますが、コピー機能だけのコピー機であれば電器屋さんなどで安く購入することが出来ますし、中古で購入するのも悪くありません。

また、最近では、FAXを複合機で受信するのではなく、お手持ちのPCやスマホでFAXを受信する方法がありますので非常に便利です。

 

たまに、いたずらに遭遇することがあるのですが、FAXを受信するだけでもコピー用紙代やインク・トナー代はかかってしまいますので長い目で見るとバカになりません。

 

コチラの「eFAX PLUS」では、月額1,250円(年間契約)で月間150ページまで無料で送受信することが出来ますが、

 

  • いつでもどこでもメールを使って簡単にFAXを送受信出来る
  • 専用のスマートフォンアプリを利用すればさらに快適に利用できる
  • 無駄なランニングコストをかけなくて済む

 

というメリットがあります。

そして、いまなら30日間無料で利用することが出来ますので、この機会に是非利用してみてください。

 

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まとめ

以上が、【経費削減】複合機(コピー機)にかかる経費を最低限に削減する方法になります。

まとめになりますが、最近ではひと昔前では考えられなかったほどに安く複合機を利用することが出来ますので、毎月の経費を気にせずに複合機を導入することが出来ます。

やはり毎月の経費は、最低限に削減して損はありませんので、この機会に是非複合機の見直しをしてみてください。

 


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