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【経費削減】複合機(コピー機)にかかる経費を最低限に削減する3つの方法

【経費削減】複合機(コピー機)にかかる経費を最低限に削減する3つの方法

皆さんこんにちは!管理人の眞太郎(@askigyou1)です。

起業して会社経営が始まると、どうしても経費がかさみ「経費削減」という言葉が常に浮かんでくるものです。

特にコピーやプリンター、またはFAX機能がついた複合機は、会社組織には欠かせないものですが、毎月のリース料やランニングコストは想像以上にかかります。

ですが、ここまでスマホやパソコンの需要がある現代で、本当に複合機は必要なのでしょうか?

そこで本記事では、複合機(コピー機)にかかる経費を最低限に削減する3つの方法をご紹介していますので、是非参考にしてくださいね。

複合機(コピー機)が会社組織に必要な理由

まず、コピーやFAX機能が付いた複合機が会社組織に必要な理由についてご説明していきます。

おそらく、世の中の会社組織のほぼ100%と言っても良いほど、社内に複合機(コピー機)が設置してあると思います。

私が経営者時代には、本社の経理部と営業部でそれぞれ1台ずつ、さらには営業所にも設置していましたので、多いときで5台程度の複合機を設置しているときがありました。

改めて考えてみると、

『そんなに複合機は必要だったのかな…(泣)』

と思ってしまいますが、基本的な複合機の使い道は以下になります。

複合機の使い道

【コピー機能】:会議資料や営業資料のコピー等

【プリンター機能】:見積書、請求書、納品書等

【FAX機能】:資料の送受信

【スキャン機能】:ほぼ使わない(業種にもよる)

基本的には、上記4つの使い方が複合機1台で出来ますので、機能的には申し分ないほどに優秀です。

しかし、複合機の素晴らしさを体感出来たのはひと昔前の話であり、現代ではスマホやタブレットが主流の時代ですので、あまり複合機の素晴らしさを実感することはありません。

会議資料や営業資料は、手持ちのタブレットで済むことも多くなりましたし、メールでのやりとりが主流ですのでFAXをフル活用することもありません。

ただし、重要な打ち合わせの際などの見積書や、請求書、納品書は欠かせませんので、複合機なしで経営が出来るかと言えばそうでもありません。

確かに会社経営に複合機は必要なんですけど、やはり一番気になるのが複合機にかかるリース料金やランニングコストなどの経費です。

複合機(コピー機)にかかるリース料金やランニングコストの相場

複合機にかかるリース料金やランニングコストの相場としては、導入する機種や契約内容、新品なのか中古なのかでも全然変わってきてしまいますが、最低でもおおよそ3万円程度はかかってしまいます。

あくまで例ですが、課金制の複合機にかかる経費の参考例を2パターン挙げてみます。

【課金制の複合機にかかる経費の参考例】

課金制複合機 ケース1 ケース2
リース料金 15,000円/月 15,000円/月
保守料金 3,000円/月 3,000円/月
カウンター料金 43,000円/月 109,000円/月
合計 61,000円/月 127,000円/月

※ケース1:モノクロ1,000枚、カラー2,000枚

※ケース2:モノクロ3,000枚、カラー5,000枚

参照元:【スリホ】

上記以外にも、コピー用紙代や、契約によってはトナー代もかかってきますので、さらに毎月の経費はかさむばかりです。

ちなみに「保守料金」とは、複合機が故障した際にかかる修理代を無償にする、あるいは定価よりも安く済ませるためのメンテナンス料金のことです。

複合機(コピー機)にかかる経費を最低限に削減する3つの方法

ではここからは、複合機にかかる経費を削減する方法をご紹介していきます。

毎月かかる複合機の経費を見過ごしている経営者の方もいると思いますし、半ば諦めている方もいるかもしれません。

しかし、これからご紹介する3つの方法のうち、一つでも実施することができれば、少なからず経費削減をすることができます。

以下、それぞれ詳しくご説明していきますね。

一括サイトを利用して、安く契約できる複合機を探す

まず最初に、一括サイトを利用して安く契約できる複合機を探すことです。

最近は便利な時代になりましたよね…。

一括サイトで必要事項を入力して募集することで、理想の料金で複合機を探すことが出来ます。

私が経営者時代にもこんな便利なものがあったら間違いなく利用していましたよ…(笑)

いろいろ調べるのが面倒くさい、でも料金は安くしたいという方には、以下の一括サイトがおすすめです♪

おすすめの複合機一括サイト▼
複合機 一括.jp

リース契約ではなく、レンタル契約で複合機を探す

次に、リース契約ではなく、レンタル契約で複合機を探すことです。

複合機と言えば、現金で購入するか、もしくはリースで契約するかが主流でしたが、最近ではレンタル契約をすることも可能です。

中には、レンタル料金だけでインク代やトナー代が一切かからずに、コピー用紙代だけで済むプランもありますので、目で見て経費を削減することが分かります。

ちなみに、最安値では月額9,980円のプランもありますので、起業間もない方や従業員が限りなく少ない企業におすすめです♪

おすすめのレンタル契約▼
カウンター料金一切なし!定額制プリンターなら【スリホ】

複合機ではなくコピー機を購入して、FAXはPCやスマホで受信する

そして、複合機ではなくコピー機を購入して、FAXはPCやスマホで受信することです。

複合機自体を購入、あるいはリース契約すると値段もそれなりにしますが、コピー機能だけのコピー機であれば電器屋さんなどで安く購入することが出来ますし、中古で購入するのも悪くありません。

また最近では、FAXを複合機で受信するのではなく、お手持ちのPCやスマホでFAXを受信する方法がありますので非常に便利です。

たまにいたずらに遭遇することがあるのですが、FAXを受信するだけでもコピー用紙代やインク・トナー代はかかってしまいますので長い目で見るとバカになりません。

別記事でもご紹介している「eFAX」では、月額1,500円(税別)で月間150ページまでFAXを無料で送受信することが出来ます。

また、いまなら30日間無料で利用することが出来ますので、一度利用してみる価値はありますね♪

以下リンクにて「eFAX」について詳しくご紹介していますので、あわせてご覧ください。

公式ページはこちら▼
≪eFax≫無料トライアル

まとめ

まとめになりますが、最近ではひと昔前では考えられなかったほどに安く複合機やコピー機を利用することが出来ます。

経営者の経費削減をしたいという気持ちとは裏腹に、従業員の経費削減の気持ちは意外と薄いものです…

やはり毎月の経費は最低限に削減して損はありませんので、この機会に是非複合機やコピー機の見直しをしてみてくださいね♪

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